Pengertian Hutang Dagang / Hutang Usaha (Account Payable) adalah :
kewajiban perusahaan kepada pihak lain
yang
harus dipenuhi dalam jangka waktu yang singkat. Kewajiban ini timbul
karena pembelian bahan oleh perusahaan industri/pabrik atau karena
pembelian barang dagangan oleh perusahaan yang bergerak dibidang usaha
perdagangan besar/eceran secara
kredit.
Hutang dagang/Hutang usaha tidak dicatat pada waktu pemesanan
dilakukan, tetapi hanya pada saat hak pemilikan atas barang-barang
tersebut beralih kepada pembeli. Apabila terdapat potongan pembelian
secara tunai, maka hutang dagang/Hutang usaha harus dilaporkan sebesar
jumlah hutang dagang/Hutang usaha setelah dikurangi potongan tunai.
Selain itu apabila dalam pembelian terdapat PPN (Pajak Pertambahan
Nilai) maka Hutang dagang / Hutang usaha dilaporkan termasuk nilai PPN.
Contoh :
CV.Angin Timur melakukan pembelian sepeda motor dengan
cara kredit dengan harga 15.000.000, potongan harga 1.000.000 serta PPN sebesar 1.400.000 (14.000.000 x 10 %).
Hutang Dagang/Hutang Usaha dicatat sebesar :
Harga Sepeda Motor : 15.000.000
Potongan Harga : (1.000.000)
PPN
: 1.400.000 +
Hutang Dagang : 15.400.000
Jadi Hutang Dagang/Hutang Usaha CV.Angin Timur atas pembelian sepeda motor adalah sebesar 15.400.000
1.3 Membukukan Data Mutasi Utang ke Kartu Utang
Dokumen Mutasi Utang
Seperti yang kita ketahui, bahwa catatan akuntansi untuk mengelola utang adalah kartu utang, jurnal pembelian, dan jurnal pengeluaran kas.
Seperti halnya dengan piutang dagang, perusahaan juga membutuhkan
catatan yang menunjukkan utang kepada masing-masing kreditor (orang yang
memberi utang). Untuk itu perlu disediakan rekening kontrol, yang
disebut Utang Dagang di buku besar dan rekening-rekening utang kepada masing-masing kreditur dalam Buku Pembantu Utang (Kartu Utang).
Jadi, untuk satu kreditor disediakan satu buku pembantu utang. Dasar di
dalam kartu utang ini adalah dari jurnal pembelian dan jurnal
pengeluaran kas.
1. Jurnal Pembelian
Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat pembelian secara kredit.
Jurnal pembelian yang sederhana hanya memiliki satu kolom jumlah rupiah,
seperti halnya jurnal penjualan. Jurnal pembelian dapat juga dirancang
untuk mencatat pembelian perlengkapan (tidak hanya mencatat pembelian
barang dagangan)
Contoh Bentuk Jurnal Pembelian.
Tgl
|
No.
Faktur
|
Perkiraan
Yg dikredit
|
ref
|
Debit
|
Kredit
|
Pemb.
|
Perleng
kapan
|
Serba-serbi
|
Utang
dagang
|
No.akun
|
Ref
|
Jml
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Jurnal Pengeluaran Kas
Buku jurnal pengeluaran kas berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi
yang berhubungan dengan pengeluaran atau pembayaran melalui kas, yang
meliputi pembayaran dengan uang tunai dan pembayaran dengan cara
menyerahkan cek atau bilyet giro kepada pihak yang berhak menerima.
Jurnal pengeluaran kas, disusun dalam bentuk lajur-lajur yang
disesuaikan dengan keperluan yang berhubungan dengan volume dan sifat
transaksi yang biasa terjadi dalam perusahaan, misalnya dalam perusahaan
sering mimbuka transaksi utang, maka akan dibuka kolom utang
tersendiri.
Contoh bentuk Jurnal Pengeluaran Kas
Tgl
|
No.
Cek
|
Keterangan
|
ref
|
Rekening Yg didebit
|
Rekening yg dikredit
|
Pemb.
|
Utang dagang
|
Serba-serbi
|
Pot.
Pemb
|
Kas
|
akun
|
Jml
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Prosedur Pencatatan Mutasi Utang
Untuk kepentingan informasi mengenai kepada siapa perusahaan mempunyai
utang dan berapa besarnya, perusahaan harus menyediakan buku besar
pembantu untuk utang yang berfungsi sebagai tempat mencatat perubahan
utang kepada setiap kreditor.
Sehingga setiap kali transaksi pembelian kredit, faktur yang diterima dari penjual akan dicatat sebagai berikut:
a. Dalam jurnal pembelian, untuk keperluan posting ke perkiraan (akun) pembelian dan perkiraan (akun) utang.
b. Dalam buku besar pembantu utang, pada perkiraan kreditor yang bersangkutan.
Kegiatan posting dari jurnal pembelian ke perkiraan pembelian dan
utang di buku besar dilakukan setiap akhir periode tertentu, sedang
dalam pencatatan buku besar pembantu utang dilakukan setiap terjadi
transaksi yang mengakibatkan perubahan utang.
Dalam buku besar, perkiraan utang dagang akan menunjukkan saldo untuk
semua utang. Artinnya seluruh utang akan dicatat secara kolektif
(gabungan) dan dikurangi dengan adanya pelunasan kepada kreditor dalam
perkiraan utang dagang. Dengan demikian dalam buku besar umum tidak
terdapat informasi mengenai besarnya utang kepada setiap kreditor.
Lain halnya dengan buku besar pembantu utang yang akan mencatat secara
rinci terjadinya utang dan pelunasan pada masing-masing kreditor. Satu
lajur buku besar pembantu utang untuk satu nama kreditor. Tidak ada
pencatatan secara kolektif.
Contoh bentuk Buku Besar Pembantu Utang (dapat diformat ulang menjadi kartu utang)
Nama Kreditor: Perusahaan A
Tgl
|
Keterangan
|
Ref
|
Mutasi
|
Saldo
|
Debit
|
Kredit
|
Debit
|
Kredit
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nama Kreditor: Perusahaan B
Tgl
|
Keterangan
|
Ref
|
Mutasi
|
Saldo
|
Debit
|
Kredit
|
Debit
|
Kredit
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dan seterusnya..
Atau bisa juga dengan memakai format kartu utang.
Contoh Kartu Utang
KARTU UTANG
Nama Kreditur : No. Kode Rekening :
Alamat : Batas Kredit :
Tgl
|
Tgl faktur
|
No. bukti
|
Keterangan
|
Mutasi
|
Saldo
|
Debet
|
Kredit
|
Debet
|
Kredit
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Selanjutnya,
saldo akun utang dagang dalam buku besar umum, harus sama dengan total
saldo akun-akun kredito dalam buku besar pembantu utang. Jika terjadi
perbedaan berarti menunjukkan adanya kesalahan pencatatan.
Kesalahan pencatatan bisa terjadi pada saat:
· Mencatat transaksi dalam jurnal pembelian, atau
· Pada saat mencatat dalam buku besar pembantu utang.
Untuk mengecek kesamaan saldo perkiraan utang dagang dengan total saldo buku besar pembantu utang disusun Daftar Saldo Utang pada
setiap akhir periode. Dalam hubungannnya dengan buku besar pembantu
utang, perkiraan utang dagang dalam buku besar umum berfungsi sebagai
perkiraan pengendali atau perkiraan kontrol.
Contoh Bentuk Daftar Saldo Utang
No.
|
Nama Kreditor
|
Saldo
|
1
|
Perusahaan A
|
Rp. .....
|
2
|
Perusahaan B
|
Rp. .....
|
3
|
Perusahaan C
|
Rp. .....
|
Dst.
|
|
|
1.4 Melakukan Pengecekan Saldo Utang
Utang atau kewajiban yang muncul dari transaksi atau kejadian masa lalu
akan menuntut pelunasan pada tanggal tertentu di masa mendatang.
Penentuan kewajiban atau utang sangatlah mendasar bagi akuntansi untuk
kegiatan-kegiatan perusahaan. Penentuan saldo utang akan mengalami
kesulitan jika masing-masing kreditor dicantumkan dalam sebuah kartu
utang (buku besar pembantu utang) tanpa dirinci. Untuk mengetahui saldo
utang setiap saat, maka dilakukan analisis rekening.
Informasi saldo utang untuk masing-masing kreditor akan jatuh tempo
dalam waktu yang berlainan, sehingga dapat secara cepat diketahui kapan
utang tersebut harus segera dilunasi.
Utang juga menunjukkan perjanjian kredit dengan para pemasok dan
umumnya melibatkan hubungan yang berkelanjutan antara pemasok/penjual
(kreditor) dengan perusahaan sebagai pembeli. Pemasok umumnya
mengirimkan faktur yang menetapkan jumlah terutang barang dan jasa yang
diberikan kepada perusahaan. Hal ini mengakibatkan jumlah utang dengan
mudah dapat ditentukan karena didasarkan pada faktur yang diterima dari
para pemasok tersebut. Jumlah utang umumnya akan jatuh tempo dalam
periode waktu yg cukup singkat (terutama utang lancar) dan umumnya akan
jatuh tempo kurang dari 1 periode akuntansi atau 1 tahun.
Syarat Pembayaran
Jika pembelian dilakukan secara kredit, maka syarat pembayaran harus
ditentukan secara jelas sehingga kedua belah pihak baik pembeli maupun
penjual mengetahui jumlah yang harus dilunasi pada saat jatuh tempo dan
saat kapan pembayaran harus dilakukan.
Syarat pembelian umumnya dicantumkan dalam faktur pembelian dan
merupakan bagian dari perjanjian pembelian. Dalam perusahaan tertentu,
kadangkala diinginkan agar pembeli segera menyelesaikan kewajibannya
secara cepat. Syarat pembelian tersebut misalnya dinyatakan dengan
simbol:
a. n/30, yang artinya keseluruhan harga faktur harus dibayar oleh pembeli dalam waktu 30 hari setelah tanggal faktur
b. n/15, EOM (End
of Month), berarti faktur pembelian tersebut menyatakan bahwa utang
harus dibayar dalam waktu 15 hari setelah akhir bulan, dihitung dari
bulan yang tertuang pd faktur dimaksud.
Apabila
jangka waktu kredit yang diberikan oleh penjual cukup lama, maka
penjual umumnya menawarkan potongan tunai agar pembeli mau melunasi
utangnya secepat mungkin. Potongan tunai yang ditawarkan penjual kepada
pembeli dicantumkan dengan berbagai cara.
Syarat pembelian 2/10, n/30, berarti:
1. memperoleh potongan 2% dari harga faktur bruto, apabila pembayaran dilakukan dalam waktu 10 hari setelah tanggal faktur,
2. menunda
dan membayar secara penuh seluruh harga faktur bruto pada setiap waktu
yang dikehendaki setelah lewat 10 hari, tetapi tidak melewati 30 hari
sejak tanggal faktur.
Syarat pembelian 2/EOM, n/60, berarti:
1. memperoleh potongan 2% dari harga faktur bruto, jika ia membayar tidak melewati akhir bulan.
2. Menunda
dan membayar penuh seluruh harga faktur bruto pada setiap aktu yang
dikehendaki setelah akhir bulan namun tidak lebih dari 60 hari sejak
tanggal faktur.
Pada saat terjadi transaksi pembelian, pembeli akan mencatat jumlah
pembelian sebesar harga faktur bruto dan pencatatan potongan (jika ada)
dicatat tertunda sampai pembeli melakukan pembayaran.
Contoh:
Tanggal
1 Oktober PT. Makmur membeli barang dagangan dari PT Asia seharga Rp.
12.000.000,00 secara kredit, dengan syarat 2/10, n/30. Jurnal untuk
mencatat transaksi pembelian sebagai berikut:
1 Okt Pembelian Rp 12.000.000
Utang Dagang Rp 12.000.000
(jurnal untuk mencatat pembelian barang dagangan)
Syarat pembelian tersebut berarti bahwa pembeli akan memperoleh
potongan 2% jika melakukan pelunasan tidak melewati tanggal 10 Oktober
atau pembeli harus membayar penuh jika pembayaran dilakukan setelah tgl
10 Okt, tetapi tidak lewat tgl 30 Okt. Jika pembeli melakukan pembayaran
pada tgl 10 Okt (masih dalam periode potongan), maka jurnalnya adalah:
10 Okt Utang dagang Rp 12.000.000
Potongan Pembelian Rp 240.000
Kas Rp 11.760.000
(jurnal untuk mencatat pelunasan utang dengan memperoleh potongan 2%)
Pembuatan Laporan Utang yang Jatuh Tempo
Tanggal jatuh tempo pembayaran utang ditetapkan berdasarkan tgl faktur
pembelian dan syarat pembayaran yang ditetapkan pihak penjual barang.
Misalnya
faktur tgl 10 Mei 2006 dg syarat pembayaran n/30, berarti tgl jatuh
tempo pembayaran faktur tersebut 30 hari setelah tgl 10 Mei 2006 yaitu
tgl 9 Juni 2006.
Apabila setiap tanggal jatuh tempo sudah ditetapkan (dicatat) dalam
kartu utang, maka akan lebih mudah di dalam menetapkan utang telah jatuh
tempo.